RSS

Proses Implementasi Enterprise Resource Planning

10 Jan

PENDAHULUAN

 

Enterprise Resources Planning (ERP) atau Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah aplikasi perangkat lunak komputer yang terintegrasi dan menyeluruh. Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi. Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.

ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/manufakturing, pengadaan/logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan.

Manfaat ERP bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

1.      Proses bisnis “Best Practice

2.      Integrasi dan real time

3.      Fungsi Pengendalian

4.      Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)

5.      Ketepatan posting jurnal akuntansi

6.      Pencatatan dari sumber transaksi

7.      Flexible dan mudah dalam pemakaian

8.      Paperless

Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan. Di Indonesia, sudah cukup banyak perusahaan yang mengimplementasikan ERP diantaranya adalah Semen Gresik dengan software J.D.Edwards. Satu hal yang penting ketika mengimplementasikan ERP adalah perlu mempertimbangkan 3 komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan IT.

Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi. Rata-rata kegagalan implementasi software ERP, SCM dan CRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50 persen sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan hanya 10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen proyek dibatalkan dan 55 persen mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya (Garside, 2004)

 Keuntungan yang bisa diukur antara lain:

1.       Penurunan inventori

2.       Penurunan tenaga kerja secara total

3.       Peningkatan service level

4.       Peningkatan kontrol keuangan

5.       Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

6.       Pengurangan lead-time

7.       Peningkatan sales

8.      Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

9.      Peningkatan market share perusahaan

10.      Pengiriman tepat waktu

11.      Kinerja pemasok yang lebih baik

12.      Peningkatan fleksibilitas

13.      Pengurangan biaya-biaya

14.      Penggunaan sumber daya yang lebih baik

15.      Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

 Kelemahan Penggunaan ERP

1.  Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

2.  Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik

3.  Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

4.  Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

5.   Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

 Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

  • ·  Kurangnya komitmen top management
  • · Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
  • ·Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
  • · Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
  • ·  Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari parakaryawan
  • · Kesalahan penghitungan waktu implementasi
  • ·  Tidak cocoknya software dgn business process
  • ·  Kurangnya training dan pembelajaran
  • ·Cacatnya project design & management
  •  Kurangnya komunikasi
  • · Saran penghematan yang menyesatkan.

SOFTWARE   ERP

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source

·         Acumatica                                       .           INTACS

·         Dynamics AX                                   .           BOSERP

·         Compiere                                        .           Eu Clids System

·         ORACLE                                           .           Mincom Ellipse

·         JDE                                                  .           Axapta

·         BAAN                                               .           SPIN- Datadigi Indonesia

·         MFGPro                                           .           WD ERP-SYS

·         Protean                                           .           AGRESSO

·         Magic                                              .           IFS

·         aLTiUs                                             .           Onesoft

·         SAP

Latar Belakang Implementasi Enterprise Resources Planning (ERP) pada PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Walau PT. Semen Gresik bergerak di bidang industri semen, namun PT. Semen Gresik menyadari bahwa perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi IT yang kompleks untuk meningkatkan kinerja perusahaan mereka.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP, yaitu :

  1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
  2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

·         Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.

·         Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

·         Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989, namun aplikasi ini tidak begitu efektif untuk menunjang kinerja PT. Semen Gresik. Aplikasi ini juga tidak membuat bagian-bagian dalam PT. Semen Gresik terintegrasi satu sama lainnya. Oleh karena itu untuk meningkatkan tingkat efektifitas dan  efisiensi kinerja di PT. Semen Gresik, maka pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik untuk merealisasikan impian PT. Semen Gresik.

Proses Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a.       Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan  proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b.      Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

c.       Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

d.      Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e.       Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.

f.        Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi  proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang memakan waktu hampir 1,5 tahun. Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca Hardaya Perkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

a.       Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

b.      Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.

c.       Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.

d.      Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.

e.       Umum & Administrasi: Rp 800 juta.

f.        Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1.      Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards.

2.      Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN).

3.      Membangun infrastruktur server dan database.

4.      Membangun tata ruang sistem informasi.

5.      Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

  1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
  2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
  3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
  4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

  1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
  2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
  3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.
  • Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.
  • Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
  • Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.
  1. Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik .
  2. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
  3. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.

Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
HASIL IMPLEMENTASI ERP


      Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

  • Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
  • Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
  • Meningkatkan keakuratan informasi
  • Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
  • Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

 KESIMPULAN

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :

  1. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP.
  2. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.
SARAN

Implementasi ERP memang membutuhkan perlu mempertimbangkan tiga komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan IT. Dalam ERP juga memerlukan keterlibatan (engagement) top management, project leader yang “veteran” (sangat berpengalaman), dibutuhkan pihak ketiga untuk memberikan pengetahuan dan keahlian, adanaya change management yang dipersiapkan secara matang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana manajemen mampu menciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan dengan progress dari project tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat sebagai sesuatu hal yang memiliki implikasi strategis yang dapat membawa perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.

Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga ada tiga alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/meodifikasi aplikasi, mengikuti aplikasi yang ada dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi yang ada karena sesuai dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik.

Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo, adanya referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya (perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan adanya beberapa penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar, sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat. Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya. RFP yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.

Yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP diterima oleh user dan user merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya kepada mereka. Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam proses uji coba dengan vendor sehingga mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah satu faktor kritis, karena berbicara tentang ERP adalah tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika terjadi kesalahan di berbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan. Sehingga, fasilitas TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi juga bisa sebagai business enabler.

REFERENSI

Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.

Humaedi, Dedi. 21 Agustus 2003. Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas.
http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973, diakses tanggal 25 Desember 2008.

Martin, E. Wainright, et al., 2005. Managing Information Technology. Pearson Prentice Hall. USA.

———-, Januari 2007 (No.34). Kegagalan Dalam Implementasi System ERP. http://www.portalhr.com/majalah/edisisebelumnya/teknologi/1id535.html, diakses tanggal 25 Desember 2008.

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada Januari 10, 2012 in categorized

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: